Peminjaman, Pengamanan dan Kerahasiaan Rekam Medis

A. Peminjaman berkas rekam medis

Ketentuan peminjaman berkas rekam medis merujuk pada Permenkes 749a/Men Kes/per/XII/1989 tentang Medical Record, bahwa yang berhak meminjam berkas rekam medis hanya dokter yang merawat. Secara umum peminjaman rekam medis dibagi menjadi 2 ( dua ) yaitu pinjaman rutin dan tidak rutin.

Peminjaman rutin adalah peminjaman berkas rekam medis oleh dokter dikarenakan pasien yang memiliki berkas tersebut memerlukan atau sedang mendapatkan perawatan di unit pelayanan.

Peminjaman tidak rutin adalah peminjaman berkas rekam medis oleh tenaga kesehatan atau dokter untuk keperluan penelitian, makalah atau sejenisnya . ketentuan mengenai peminjaman ini dengan ketentuan sebagai berikut :

• Semua berkas rekam medis yang keluar dari ruangan rekam medis wajib dicatat pada tracer

• Semua berkas rekam medis rawat jalan harus kembali dalam waktu 1X24 jam, diluar ketentuan tersebut 

perawat/dokter yang masih membutuhkan rekam medis, wajib memberitahu kepada petugas rekam medis pada rawat jalan

• Berkas rekam medis rawat inap harus dikembalikan ke unit rekam medis 2X24 jam setelah pasien pulang

• Peminjaman rekam medis untuk keperluan riset, penelitian dilakukan di unit rekam medik

B. Pengambilan berkas rekam medis dari rak penyimpanan

Pengambilan kembali dokumen rekam medis atau retrivel adalah kegiatan pengambilan berkas rekam medis dirak berdasarkan permintaan (pasien yang datang untuk berobat atau untuk mendapatkan pelayanan kesehatan lainnya.

C. Pengiriman berkas rekam medis 

Setelah petugas mendaftar pasien rawat jalan kemudian memberitahukan pasien untuk menunggu di poli yang di tuju, serta petugas pendaftaran mengambil dibagian filling untuk mencari Rekam medis rawat jalan yang dimaksud (bila penderita kunjungan ulang) Kemudian petugas pendaftaran mengantar berkas Rekam Medis rawat jalan kunjungan ulang untuk diantar kepoli tujuan..

Bila kunjungan baru maka petugas pendaftaran langsung menganamnese pasien / keluarga untuk mengisi data identitas penderita yang ada pada Rekam Medis rawat jalan. Selanjutnya Rekam Medis rawat jalan tersebut diberikan kepada penderita untuk dibawa dan diserahkan kepada poli yang dimaksud.

D. Pengembalian berkas rekam medis

Dokumen rekam medis bersifat rahasia, (PP No. Tahun 1966) seorang yang menerima/meminjam rekam medis berkewajiban untuk menjaganya dalam keadaan baik dan menyerahkan kepada petugas RM. Untuk peminjaman dari UGD dan Rawat Inap berlaku jam pengembalian

E. Peraturan dan tata tertib pengamanan berkas rekam medis

Sebagaimana yang tertuang dalam Permenkes 749a / Menkes / PER / XIII/1989 pasal 10, mengatakan bahwa berkas RM milik rumah sakit dan isinya milik pasien. Dengan demikian sarana pelayanan kesehatan bertanggungjawab menjaga kerahasiaan dan keamanan rekam medis. Untuk mewujudkan terjaminnya kerahasiaan dan keamanan rekam medis.

F. Kerahasiaan informasi dalam berkas rekam medis

Rekam medis merupakan alat komunikasi antara dokter atau tenaga medis lainnya, yang turut ambil bagian dalam usaha memberikan pelayanan pengobatan atau perawatan kepada pasien. Karena itu catatan-catatan medis yang ada di dalam dokumen rekam medis merupakan data yang mempunyai nilai dalam pelayanan kesehatan berkelanjutan. Pemberian informasi diatur dalam peraturan pemerintah No. 10 tahun 1996.