A. Sistem penyimpanan berkas rekam medis
Rumah Sakit dalam penyimpanan berkas Rekam Medis menggunakan sistem Desentralisasi yaitu penyimpanan berkas RM dengan memisahkan antara Berkas RM Poli / gawat darurat dan Rawat Inap. Sedangkan penyimpanannya menggunakan sistem nomor langsung yaitu penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan dengan cara mengurutkan nomor Rekam Medis secara Terminal Digit.
B. Jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis
Adanya kebutuhan ruang untuk penyimpanan berkas rekam medis dan semakin banyaknya jumlah pengunjung, sebagai konsekuensi semakin bertanbahnya usia rumah sakit, menjadi alasan perlunya dibuat kebijakan tentang batas waktu penyimpanan berkas rekam medis.
Batas waktu penyimpanan ditetapkan berdasarkan jenis pelayanan seperti tabel dibawah ini:
NO | KELOMPOK | AKTIF | IN AKTIF | MENINGGAL | ||
RJ | RI | RJ | RI | |||
1 | MATA | 5 TH | 5 TH | 2 TH | 2 TH | 5 TH |
2 | JIWA | 5 TH | 5 TH | 2 TH | 2 TH | 5 TH |
3 | ORTOPEDI | 5 TH | 5 TH | 2 TH | 2 TH | 5 TH |
4 | DRUG ABUSE | 5 TH | 5 TH | 2 TH | 2 TH | 5 TH |
5 | JANTUNG | 5 TH | 5 TH | 2 TH | 2 TH | 5 TH |
6 | PARU | 5 TH | 5 TH | 2 TH | 2 TH | 5 TH |
7 | PENYAKIT DALAM | 5 TH | 5 TH | 2 TH | 2 TH | 5 TH |
8 | SYARAF | 5 TH | 5 TH | 2 TH | 2 TH | 5 TH |
9 | BEDAH | 5 TH | 5 TH | 2 TH | 2 TH | 5 TH |
Gudang penyimpanan berkas rekam medis in-aktif berada di belakang kantor TU yang dibuat sedemikian rupa, sesuai dengan ketentuan penyimpanan berkas rekam medis. Apabila 2 tahun kemudian (setelah disimpan di gudang In-aktif ) ”siap dimusnakan” Manajer kan membentuk tim penilai berkas rekam medis in-aktif yang nantinya akan memilih satu persatu lembaran rekam medis tersebut. Merujuk pada ketentuan Dep.Kes (Edaran Dirjen. Yan Med No. HK.00.001.5.10.373) tentang petunjuk teknis pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit, ada lembaran-lembaran yang mempunyai nilai wajib untuk dilestarikan, nilai-nilai yang digunakan (Indikator nilai Guna) adalah nilai administrasi, nilai hukum, nilai keuangan, atau nilai pembuktian dan sejarah
Adapun berkas-berkas yang wajib simpan adalah
- Resume Medis
- Ringkasan Masuk Keluar
- Hasil Laborat berupa hasil PA, Golongan darah
- Lembar persetujuan tindakan medis
- Identifikasi bayi
- Surat kematian
- Laporan katerisasi jantung
Semua lembaran tersebut disimpan trsendiri berdasarkan nomor rekam medisnya dan akan diberikan apabila kemudian hari pasien tersebut datang lagi ke rumah sakit.
C. Penomoran
Rumah Sakit Umum Kaliwates Jember menggunakan “Unit Numbering Sistim” yaitu pada saat seorang penderita berkunjung pertama kali kerumah sakit, apakah sebagai penderita berobat jalan ataupun dirawat inap, kepadanya diberikan satu nomor yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya sehingga rekam medis penderita tersebut hanya tersimpan didalam berkas dibawah satu nomor.
Semua nomor yang telah diberikan kepada penderita terekam pada Buku Register Pasien. Yang berhak mengeluarkan nomer rekam medis adalah Unit Rekam Medis yang merupakan “Bank nomer” dirumah sakit. Nomer – nomer diisusun dalam buku register, penanggung jawab pemberian nomer diberikan kepada satu orang yang khusus menangani distribusi nomer. Petugas di tempat pendaftaran pasien dengan petugas di tempat pendaftaran pasien UGD melakukan koordinasi / serah terima pada saat pergantian jam dinas.
0 komentar:
Posting Komentar